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AVISO DE PRIVACIDADE PARA EVENTOS
A TD SYNNEX Portugal, Lda. de acordo com a legislação em vigor (doravante “TD SYNNEX”) compromete-se a proteger a sua privacidade e garante o cumprimento da legislação de proteção de dados pessoais, em particular o Regulamento Geral de Proteção de Dados (“RGPD”) e a legislação de proteção de dados pessoais aplicável em cada país em que está domiciliada. Os seus dados pessoais serão tratados de forma lícita, leal e transparente; de acordo com finalidades determinadas, explícitas e legítimas; e apenas se forem adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário em relação a essas finalidades. Além disso, manteremos os seus dados exactos e atualizados, conservando-os de forma a permitir a sua identificação apenas durante o tempo necessário para cumprir as finalidades do tratamento.
A TD SYNNEX implementou as medidas técnicas e organizativas necessárias para proteger os seus dados contra perda acidental, alteração, acesso não autorizado, utilização ou divulgação e estabeleceu procedimentos para reagir a qualquer incidente de segurança que possa afetar os seus dados pessoais.
A presente declaração de privacidade informa-o sobre a forma como os seus dados pessoais serão tratados no âmbito da sua participação num evento organizado pela TD SYNNEX.
Se atualizarmos a presente declaração de confidencialidade, informá-lo-emos através desta página Web.
Se for acompanhado ao evento, antes de nos fornecer os dados pessoais dos acompanhantes, deve informá-los sobre o tratamento dos seus dados em conformidade com a presente declaração de confidencialidade.
Quem é responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais?
O responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais é a TD SYNNEX Portugal, Lda..
A TD SYNNEX nomeou os seguintes Responsáveis pela Proteção de Dados relativamente às seguintes empresas, que poderá contactar para qualquer assunto relacionado com a presente Política de Privacidade: privacy@tdsynnex.com
Que dados pessoais tratamos e de onde os obtemos?
Os dados pessoais que tratamos pertencem às seguintes categorias:
- Dados de carácter identificativo e de contacto: nome e apelido(s), CC/BI/Passaporte ou documento de identificação similar, endereço postal e/ou eletrónico, número de telefone ou de matrícula do veículo e imagem e voz (planos gerais).
- Dados relativos às caraterísticas pessoais: data e local de nascimento, idade, sexo, nacionalidade, línguas e, no caso de convidados que participem com membros da família, dados familiares.
- Dados académicos e profissionais: experiência profissional, filiação em organismos ou associações profissionais, formação e qualificações.
- Dados relativos à situação social: filiação em clubes ou associações ou passatempos e estilos de vida.
- Dados relativos ao emprego: profissão e cargos profissionais.
- Informações comerciais: criações artísticas, literárias, científicas ou técnicas.
- Outros dados: data e hora de acesso ao Evento.
Pontualmente, dadas as caraterísticas do evento, a TD SYNNEX disponibilizará aos convidados um endereço de correio eletrónico para que estes possam enviar dados relacionados com a sua saúde ou caraterísticas físicas ou antropométricas, tais como alergias, necessidades alimentares especiais ou problemas de mobilidade, que possam ser necessários para a adoção das medidas necessárias para garantir a sua adequada participação no evento.
Os dados acima referidos podem provir de várias fontes:
- O interessado (ou, no caso de menores, os seus representantes legais), que os fornece ao preencher o formulário de inscrição no evento e/ou ao participar no evento ou no âmbito de qualquer outro evento em que tenha participado anteriormente. Os dados podem também estar previamente disponíveis para a entidade organizadora, por exemplo, em resultado de uma relação contratual ou comercial com as próprias pessoas em causa.
- Entidades privadas que as pessoas em causa representam ou nas quais prestam os seus serviços.
- Administrações públicas e entidades educativas.
Para que fins tratamos os seus dados?
As informações fornecidas serão processadas para os seguintes fins:
- Envio do convite para o evento.
- Gestão da sua participação no evento e da sua organização e logística.
- Controlo do acesso ao evento.
- Captura de imagens e vídeos para a preparação de materiais audiovisuais e a sua posterior divulgação em meios corporativos online e offline (por exemplo, site corporativo, intranet e perfis de redes sociais).
- Em alguns casos, para a realização de um inquérito de satisfação sobre o evento.
Qual é a base jurídica para o tratamento dos seus dados?
O fundamento jurídico para o tratamento dos seus dados pessoais para a finalidade indicada na alínea a) é o interesse legítimo da TD SYNNEX em criar uma rede de contactos para o desenvolvimento e manutenção de relações públicas e/ou de networking com os seus stakeholders, bem como para a troca de opiniões sobre questões relacionadas com o seu projeto empresarial e estratégia de responsabilidade social, de forma a contribuir para o desenvolvimento das comunidades onde desenvolve a sua atividade.
O fundamento jurídico para o tratamento dos seus dados pessoais para a finalidade indicada na alínea b), depois de ter solicitado a sua participação no evento em causa, inscrevendo-se no mesmo, é o interesse legítimo da TD SYNNEX na boa gestão e realização do evento, permitindo que o mesmo decorra com todas as garantias e que todos os participantes possam nele participar devidamente. No caso específico dos dados relativos à saúde ou às caraterísticas físicas ou antropométricas, a base legítima é o consentimento que nos dá quando nos comunica essas informações.
Por outro lado, o interesse legítimo da TD SYNNEX em garantir a segurança das suas instalações, bem como das pessoas e bens que nelas se encontrem, constitui a base legítima para o tratamento previsto na alínea c).
No caso da finalidade d), a base jurídica varia consoante o tipo de imagens:
No que respeita a planos gerais e som ambiente, o fundamento jurídico é o interesse legítimo da TD SYNNEX em publicitar e promover a imagem e a marca “TD SYNNEX” e da entidade organizadora, interna e externamente, de forma a dar-lhes maior visibilidade e a configurar uma imagem pública da TD SYNNNEX consentânea com os ideais e valores que presidem à sua atividade, através da divulgação das atividades e eventos que organiza. Para o efeito, a TD SYNNEX utiliza o seu website e outros meios online e offline adequados - por exemplo, as redes sociais - para chegar a um público mais vasto, otimizando assim a eficácia das suas atividades de comunicação.
No caso de a TD SYNNEX, diretamente ou através de terceiros contratados pela TD SYNNEX, captar imagens em que o utilizador seja diretamente reconhecível em grande plano, o tratamento da sua imagem e voz tem como base jurídica o consentimento que o utilizador dá ao participar no evento. Ao participar no evento, está a autorizar esta cessão de direitos de imagem a título gratuito, para utilização dos meios técnicos atualmente conhecidos e dos que venham a ser desenvolvidos no futuro, pelo período máximo permitido pela legislação de propriedade intelectual e sem limitação geográfica.
No caso da finalidade e), a base legal é o interesse legítimo da TD SYNNEX em conhecer a opinião e o grau de satisfação dos assistentes aos eventos para levar a cabo um processo de melhoria constante dos mesmos.
Por último, informamos que quando o tratamento se baseia no interesse legítimo da TD SYNNEX, esta procedeu à correspondente análise de ponderação entre o interesse legítimo e os direitos do Titular dos Dados, a fim de assegurar que foram tidas em conta as garantias necessárias para a adequada proteção dos seus direitos.
Durante quanto tempo conservamos os seus dados?
Los datos personales tratados con la finalidad a) serán conservados en tanto el interesado no manifieste su oposición al tratamiento de sus datos con dicha finalidad.
Os dados pessoais tratados para a finalidade a) serão conservados enquanto a pessoa em causa não manifestar a sua oposição ao tratamento dos seus dados para esta finalidade.
No que diz respeito aos dados tratados para a finalidade indicada na alínea b), no caso de pessoas convidadas ou susceptíveis de serem convidadas de forma recorrente para eventos, os dados serão conservados enquanto a pessoa em causa não manifestar a sua oposição ao tratamento. No caso de os dados dizerem respeito a pessoas convidadas para um evento específico, os dados serão conservados até à conclusão do evento.
Os dados pessoais tratados para a finalidade c) serão conservados pelo prazo de um mês a contar da data da sua recolha, a menos que seja necessário fazê-lo por um período mais longo, quando se tenham verificado atos contra pessoas, bens ou instalações de acesso às instalações.
Por outro lado, os dados pessoais tratados para a finalidade d) serão conservados até que o utilizador manifeste a sua oposição ou retire o seu consentimento a esse tratamento, tal como indicado na secção relativa às bases legítimas.
Se exercer o seu direito de oposição ou retirar o seu consentimento, as imagens em que aparece serão imediatamente apagadas.
Por último, os dados pessoais tratados para a finalidade e) serão tratados até à conclusão da análise dos resultados do inquérito.
No entanto, uma vez decorridos os prazos referidos nos parágrafos anteriores, os dados serão conservados, devidamente bloqueados, durante os prazos de prescrição (i) das obrigações legais a que a TD SYNNEX possa estar sujeita e (ii) das eventuais responsabilidades legais decorrentes da relação estabelecida com os interessados e do consequente tratamento dos seus dados pessoais.
A quem serão comunicados os seus dados?
Os seus dados serão utilizados pela TD SYNNEX, quando tal for necessário para a correta organização dos Eventos - incluindo a segurança dos Eventos - para fins de administração interna ou para a publicação do material audiovisual captado durante os Eventos nos sites das referidas entidades.
Os dados podem também ser comunicados a organismos da Administração Pública quando necessários para a organização de eventos em que esses organismos participem.
O fundamento legítimo para as comunicações descritas nos dois parágrafos anteriores é o interesse legítimo da TD SYNNEX na adequada gestão e realização do referido evento, permitindo que o mesmo decorra com todas as garantias e que todos os assistentes possam nele participar adequadamente; e, no que respeita ao material audiovisual, o interesse legítimo da TD SYNNEX e da entidade recetora dos dados na publicidade e promoção da imagem e marca “TD SYNNEX” e da entidade organizadora do evento em causa.
Por último, os seus dados podem igualmente ser comunicados, quando o evento o exigir, a prestadores de serviços de alojamento, transporte e/ou agências de viagens. A base legítima para estas comunicações é a aplicação de medidas pré-contratuais a pedido do interessado e o interesse legítimo da TD SYNNEX na boa gestão e realização do evento, permitindo que o mesmo decorra com todas as garantias e que todos os assistentes possam participar devidamente no mesmo.
Da mesma forma, no que diz respeito às imagens e vídeos acima mencionados, tendo em conta a natureza e as finalidades do tratamento e, em particular, a sua difusão através da Internet, esses dados poderão ser acessíveis por qualquer terceiro que possa visualizar os meios de comunicação corporativos online ou offline em que o material audiovisual é publicado.
Adicionalmente, os referidos dados poderão ser acedidos por prestadores de serviços internos e/ou externos - por exemplo, serviços informáticos, serviços de catering, serviços de controlo de acessos e outros serviços de segurança, serviços de gravação de imagem e vídeo, serviços web e empresas proprietárias do local onde se realiza o evento, que serão configurados como subcontratantes e com os quais a TD SYNNEX tenha celebrado o correspondente contrato legalmente exigido.
Neste contexto, informamos que as referidas comunicações e ordens de tratamento podem implicar a transferência de dados pessoais para países terceiros. Neste sentido, a TD SYNNEX efectua tais transferências, em qualquer caso, para (i) países relativamente aos quais a Comissão Europeia tenha declarado a existência de um nível adequado de proteção de dados; (ii) na ausência de tal decisão, mediante a implementação de garantias adequadas que, após uma análise da regulamentação do país de destino, assegurem a proteção dos seus dados pessoais de acordo com os requisitos da regulamentação aplicável, como as Regras Corporativas Vinculativas (“RCV”) da TD SYNNEX (pode descarregar uma cópia das RCV da TD SYNNEX em https://en.tdsynnex.com/PrivacyDeclaration ) ou a assinatura, com a entidade recetora dos dados, das cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia; e (iii) quando não for possível invocar nenhuma das anteriores e a transferência for de carácter pontual, de acordo com uma das excepções previstas no artigo 49º do RGPD.
Poderá, a qualquer momento, contactar a TD SYNNEX para solicitar informações adicionais e/ou uma cópia das salvaguardas específicas adequadas adoptadas, contactando o Responsável pela Proteção de Dados através do endereço privacy@tdsynnex.com
Quais são os seus direitos?
Tem o direito de aceder aos seus dados pessoais que são objeto de tratamento, de solicitar a retificação dos dados inexactos ou, se for caso disso, de solicitar a sua eliminação quando os dados já não forem necessários para os fins para que foram recolhidos, bem como de exercer os direitos de oposição e limitação do tratamento e de portabilidade dos dados. O utilizador tem também o direito de retirar o consentimento em qualquer altura, embora essa retirada não afecte a legalidade do tratamento anterior à retirada.
Pode exercer o seu direito de se opor à captação de imagens ou retirar o seu consentimento durante o evento a que assiste, contactando os fotógrafos e as câmaras de vídeo para solicitar que a sua imagem não seja captada ou gravada.
No que diz respeito aos tratamentos baseados em interesses legítimos, pode solicitar informações sobre as conclusões das pesagens efectuadas pela TD SYNNEX, bem como opor-se a esses tratamentos.